DSGVO & Compliance

Compliance-Übersicht

SteuerMappePro ist vollständig konform mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO/GDPR) und implementiert Best Practices für Datenschutz und Datensicherheit. Als Plattform für die Verarbeitung sensibler Steuerdokumente nehmen wir Datenschutz äußerst ernst.

Datenverarbeitung & Speicherung

EU-Only Datenresidenz

Alle personenbezogenen Daten und Dokumente werden ausschließlich in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert:

Storage-Architektur

SteuerMappePro verwendet eine Hybrid-Storage-Architektur zur Trennung von Metadaten und Dokumenteninhalten:

┌─────────────────────────────────────────────┐
│  PostgreSQL Database (EU)                   │
│  - User/Organization/Project Metadata       │
│  - Process Status & Progress                │
│  - Mandant Information (minimal PII)        │
│  - API Credentials (hashed)                 │
│  - Billing & Audit Logs                     │
└─────────────────────────────────────────────┘
                     ↓
┌─────────────────────────────────────────────┐
│  Dropbox Business (EU Servers)              │
│  - Original Documents (PDF, Images, etc.)   │
│  - Processed/Converted Documents            │
│  - Analysis Results (ZIP archives)          │
│  - Temporary Processing Files               │
└─────────────────────────────────────────────┘

Diese Architektur ermöglicht:

• Datentrennung: Metadaten getrennt von Dokumenteninhalten
• Skalierbarkeit: Dropbox für große Dateien, PostgreSQL für strukturierte Daten
• Compliance: Einfachere Datenlöschung durch klare Datenarchitektur
• Sicherheit: Mehrschichtige Verschlüsselung und Zugriffskontrolle

PII-Handling & Datenminimierung

Gespeicherte personenbezogene Daten (PII)

SteuerMappePro folgt dem Prinzip der Datenminimierung und speichert nur die minimal notwendigen personenbezogenen Daten:

Daten, die wir NICHT speichern

Um Datenschutz zu maximieren, verzichten wir bewusst auf folgende Daten:

• Detaillierte Tracking-Daten (keine 3rd-party Analytics im Backend)
• Sozialversicherungsnummern oder sensible Gesundheitsdaten
• Bankkontodaten (Zahlungen über externe Payment Provider)
• Unnötige demografische Daten (Alter, Geschlecht, etc.)
• Persistent Cookies für Tracking-Zwecke

Datenaufbewahrungsrichtlinien

Automatische Löschfristen

SteuerMappePro implementiert automatische Löschrichtlinien für verschiedene Datentypen:

Beispiel: Automatische Dokumentenlöschung

Dropbox-Dokumente werden automatisch nach 90 Tagen gelöscht (Cron-Job täglich um 2:00 Uhr UTC):

// Automatischer Cron-Job (täglich 2:00 UTC)
export async function cleanupOldDropboxFiles() {
  const cutoffDate = new Date();
  cutoffDate.setDate(cutoffDate.getDate() - 90);

  // Finde abgeschlossene Prozesse > 90 Tage alt
  const oldProcesses = await prisma.process.findMany({
    where: {
      status: { in: ['ANALYZE_COMPLETED', 'ANALYZE_FAILED'] },
      updatedAt: { lt: cutoffDate },
      dropboxFolderPath: { not: null }
    }
  });

  for (const process of oldProcesses) {
    // Lösche Dropbox-Ordner
    await dropboxClient.files.deleteV2({
      path: process.dropboxFolderPath
    });

    // Markiere Process als archiviert
    await prisma.process.update({
      where: { id: process.id },
      data: { dropboxFolderPath: null }
    });
  }

  console.log(`Deleted ${oldProcesses.length} old Dropbox folders`);
}

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Mandant-Datenlöschung

Als Auftragsverarbeiter ermöglicht SteuerMappePro die vollständige Löschung von Mandant-Daten auf Anfrage:

Löschprozess für Entwickler

API-Consumer können Mandant-Löschungen über ihre Organisation veranlassen:

Zweckbindung (Art. 5(1)(b) DSGVO)

Definierte Verarbeitungszwecke

Personenbezogene Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verarbeitet:

Keine Profiling- oder Marketingnutzung

SteuerMappePro führt kein Profiling oder automatisierte Entscheidungsfindung durch. Ihre Daten werden nicht für Marketingzwecke oder Verhaltensanalysen verwendet.

Datensicherheitsmaßnahmen

Verschlüsselung

Zugriffskontrolle

Mehrschichtige Zugriffskontrollen schützen Ihre Daten:

Sicherheits-Best-Practices für Entwickler

// ✓ SICHER: Client Secret in Umgebungsvariablen
const clientSecret = process.env.STEUERMAPPE_CLIENT_SECRET;

// ✓ SICHER: HTTPS-Only-Anfragen
const response = await fetch('https://api.steuermappe-pro.de/v1/batches', {
  method: 'POST',
  headers: {
    'Authorization': `Bearer ${accessToken}`,
    'Content-Type': 'application/json'
  }
});

// ✗ UNSICHER: Secret im Code hardcoded
// const clientSecret = "abc123secret"; // NIEMALS!

// ✗ UNSICHER: HTTP statt HTTPS
// const url = 'http://api.steuermappepro.com/v1/batches'; // Abgelehnt!

Incident Response

Im Fall eines Sicherheitsvorfalls (Data Breach):

• Benachrichtigung binnen 72 Stunden an Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO)
• Benachrichtigung betroffener Nutzer bei hohem Risiko (Art. 34 DSGVO)
• Forensische Analyse und Maßnahmen zur Schadensbegrenzung
• Transparente Kommunikation über Status-Updates

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA)

Data Processing Agreement

Als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO bietet SteuerMappePro einen standardisierten Data Processing Addendum (DPA):

Unterauftragsverarbeiter

SteuerMappePro nutzt folgende Unterauftragsverarbeiter mit gültigem DPA:

Audit Logs & Compliance Reporting

Audit-Protokollierung

SteuerMappePro protokolliert alle sicherheitsrelevanten Ereignisse für 90 Tage:

Compliance-Reports für Audits

Enterprise-Kunden können Compliance-Reports für Audits anfordern:

Datenschutzbeauftragter (DPO)

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Für alle datenschutzrelevanten Anfragen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung:

Anfragen und Rechte

Nutzer und API-Consumer haben folgende Rechte nach DSGVO:

Best Practices für Entwickler

DSGVO-konforme API-Integration

Beachten Sie folgende Best Practices bei der Integration:

// ✓ Gut: Minimale Daten
{
  "mandant": {
    "company_name": "Müller GmbH",
    "tax_id": "12345678901"
  }
}

// ✗ Vermeiden: Unnötige Daten
{
  "mandant": {
    "first_name": "Klaus",
    "last_name": "Müller",
    "birth_date": "1980-01-01", // Nicht notwendig!
    "email": "klaus@example.com" // Nicht notwendig!
  }
}

// Beispiel: Datenexport für Mandant
async function exportMandantData(mandantId: string) {
  // 1. Alle Batches des Mandanten abrufen
  const batches = await fetch(
    `https://api.steuermappe-pro.de/v1/batches?mandant_id=${mandantId}`,
    { headers: { Authorization: `Bearer ${token}` } }
  );

  // 2. Ergebnisse herunterladen
  const results = await Promise.all(
    batches.map(b => downloadBatchResult(b.batch_id))
  );

  // 3. Als strukturiertes Format exportieren
  return {
    mandant_data: await getMandantDetails(mandantId),
    processed_batches: batches,
    results: results
  };
}

// Beispiel: Löschantrag vorbereiten
async function requestMandantDeletion(mandantId: string) {
  // 1. Ergebnisse sichern (falls benötigt)
  await exportMandantData(mandantId);

  // 2. Löschantrag an SteuerMappePro
  await fetch('https://api.steuermappe-pro.de/v1/mandants/delete-request', {
    method: 'POST',
    headers: {
      'Authorization': `Bearer ${token}`,
      'Content-Type': 'application/json'
    },
    body: JSON.stringify({
      mandant_id: mandantId,
      confirmation: true
    })
  });

  // 3. In eigener DB markieren
  await db.mandant.update({
    where: { id: mandantId },
    data: { deletion_requested: new Date() }
  });
}

// Beispiel: Audit-Log für Datenzugriff
async function logDataAccess(
  action: string,
  mandantId: string,
  userId: string
) {
  await db.auditLog.create({
    data: {
      event_type: action,
      mandant_id: mandantId,
      user_id: userId,
      timestamp: new Date(),
      ip_address: request.ip,
      user_agent: request.headers.get('User-Agent')
    }
  });
}

// Verwendung
await logDataAccess('batch_created', mandantId, userId);
await logDataAccess('result_downloaded', mandantId, userId);

Weiterführende Ressourcen